طبقا لنص المادة الثانية فقرة 1 (ج) من اتفاقية فيينا لعام 1969 المتعلقة بقانون المعاهدات : " يقصد بـ : وثيقة التفويض الكامل الوثيقة الصادرة عن السلطة المختصة في الدولة التي تعين شخصا أو أشخاص لتمثيل الدولة في المفاوضة ،أو في اعتماد نص المعاهدة أو توثيقه ،أو في التعبير عن رضا الدولة الالتزام به أو في القيام بأي تصرف آخر يتعلق بالمعاهدة ".

التفويض إذا هو إجراء لإبرام اتفاقية حيث تقوم سلطات الدولة بتعيين شخص أو مجموعة من الأشخاص في شكل هيئة أوفد كممثلين لها للمشاركة في عقد المعاهدة وللقيام بهذه المهمة يتم تزويدهم بوثيقة التفويض وهو ما يعرف بالوفد الممثل للدولة وفي لقاء وفود الدول يتم تبادل وثائق التفويض بينهم إذا كانت المعاهدة ثنائية أما إذا كانت متعددة الأطراف فيتم تقديمها للجهة الراعية للمؤتمر.

يكمل دور الوفد الممثل للدولة في القيام بالتفاوض بشأن نص المعاهدة أو عند اعتمادها أو توثيقها أو عند الإعراب عن موافقة الدولة التي يتبعونها على التزامها بالمعاهدة أو للقيام بأي عمل آخر ازاء المعاهدة. كما هو وارد في نص الفقرة 1 (هـ) من المادة الثانية أعلاه:" يقصد بـ: الدولة المتفاوضة الدولة التي أسهمت في صياغة نص المعاهدة واعتماده"

 والتفويض هو اجراء داخلي لكل دولة ويعد الشخص ممثلا لدولته في الحالات التالية:

^-          إذا قدم وثيقة التفويض المطلوبة حسب المادة 7 ف1 فإذا لم يقدمها فإن أي عمل يقوم به ليس له أي أثر قانوني تجاه دولته إلا إذا أجازته دولته في وقت لاحق ومنه تصبح ملزمة بها.

إذا اتضح من الظروف أنه كان في نية دولته اعتبار هذا ممثلا لدولته.

-         يعد رئيس الدولة ورئيس الحكومة ووزير الخارجية ورؤساء البعثات الدبلوماسية والممثلون المعتمدون من دول لدى مؤتمر دولي أو منظمة دولية ممثلين لدولهم.

أما المادة 8 من اتفاقية فيينا تتكلم عن الإجازة اللاحقة لتصرف قام به أحد ممثليها بدون وثيقة التفويض حيث جاء فيها: «لا يكون التصرف المتعلق بعقد المعاهدة الذي قام به شخص لا يمكن اعتباره بموجب المادة 07 مخولا لتمثيل الدولة لذلك الغرض أي أثر قانوني ما لم تجزه تلك الدولة».

بناء على ما سبق يتضح لنا جليا أن للتفويض طريقتان  إذا  كانت المعاهدة ثنائية : بعد إعلان الدولتان عن رغبتهما في عقد المعاهدة يتقدم ممثلو الدولتان للاجتماع في المكان والزمان المتفق عليهما ويجلس الوفدين متقابلين لتبادل وتسليم الوثائق ولمناقشة الموضوعات المطروحة ومن الأفضل أن يحمل كل طرف مشروعا كنموذج للمعاهدة لإجراء التنسيق بين المشروعين وتحديد النقاط المتفق عليها.

أما اذا كانت المعاهدة متعددة الأطراف: هنا تتشكل لجنة تتولى مهمة وضع مشروع معاهدة ويكون مطروحا للتفاوض ويقوم كل طرف ممثل لدولته بتدوين ما توصل إليه المتفاوضون من نقاط التقاء واختلاف ليتم فيما بعد نقلها الى دولهم لأخذ رأيها وتحديد النقاط المتفق عليها بعدها تتولى لجنة قانونية صياغة نصوص المعاهدة.