Conduite d’un projet d’entreprise
1. Conduite d’un projet d’entreprise
1.1. Définition d’un projet
processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources (ISO 9000).
1.2. Notion de la conduite d’un projet d’entreprise
La conduite de projet est une discipline qui nécessite une solide compréhension des différents aspects du management des projets. Elle consiste en l’application des connaissances, des compétences, des outils et des méthodes, aux activités d’un projet, en vue d’atteindre ou de dépasser les attentes des propriétaires du projet.
Le comité de conduite est le groupe de dirigeants chargé de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une entreprise, afin d’améliorer le suivi du projet et valider les choix stratégiques. Il est généralement constitué d’un membre de chaque métier impliqué. Ce comité peut s’appuyer sur l’analyse de métriques issues des activités du projet.
1.3. Types de projets d’entreprise
On distingue habituellement deux grands types de projets :
• Les projets d’optimisation : ils concernent l’amélioration des performances d’un produit qui existe sur différents axes tels que :
La qualité perçue des clients, usagers, utilisateurs…
La rentabilité économique pour les actionnaires ;
Le pilotage et la maîtrise des risques pour les dirigeants ;
• Les projets de conception (ou d’innovation) : ils concernent la production d’un produit qui n’existe pas en partant d’une «page blanche».
1.4. Différentes phases de conduite d’un projet d’entreprise :
Un projet se compose de phases, elles mêmes découpées en tâches de travaux. Chaque phase de travail se caractérise par la production d’un «livrable». Il en est de même pour chaque phase pour laquelle le livrable final validé par le sponsor permet d’acter la réussite de celle-ci et de décider le passage dans la phase suivante.
Les différentes phases d’un projet sont :
Phase 0 – Etude
Phase 1 – Initialisation
Phase 2 – Conception
Phase 3 – Réalisation
Phase 4 – Exploitation
1.4.1. Phase d’étude
Le succès de la phase d’étude passe par l’émergence d’une idée et se termine par la rédaction d’un dossier d’étude. Ce dernier comprend deux types d’études :
a. L’étude d’opportunité
Qui permet au créateur d’entreprise d’apprécier la pertinence économique de lancer ou non le projet. Cette pertinence s’analyse au regard du retour sur investissement ou de l’impact sur le business de l’entreprise ou des impacts sociaux ou réglementaires ;
b. L’étude de faisabilité
Qui permet au créateur d’entreprise de lancer ou non le projet en toute connaissance de ses différents impacts. L’étude de faisabilité d’un projet s’apprécie sous plusieurs angles :
• Technique : quelles sont les solutions techniques possibles ?
• Organisationnel : l’entreprise dispose-t-elle des ressources humaines pour engager un tel projet ? La mobilisation des ressources en interne est-elle compatible avec les missions opérationnelles de l’entreprise ?
• Temporel : quelles sont les adhérences avec les projets en cours de déroulement ou planifiés ?
• Système d’information et processus : en quoi le futur projet impacte-t-il le système d’information actuel ? Les processus de pilotage ? Les processus opérationnels ? Les processus supports ?
1.4.2. Phase d’initialisation
Le succès de la phase d’initialisation passe par la réalisation de deux étapes successives :
a. Lancement du projet
Le lancement d’un projet se fait à partir d’une note de lancement. Celle-ci officialise le lancement du projet auprès de l’ensemble des responsables et des personnes concernées par le projet dans l’entreprise. La note de lancement est rédigée et diffusée au démarrage du projet.
Le document de lancement qui sera présenté à l’équipe du projet doit reprendre les éléments suivants :
• Le contexte du projet ;
• Le rappel de la problématique ;
• Les objectifs fixés au projet ;
• Les grandes étapes du projet ;
• Le budget ;
• Les facteurs clés de succès ;
• Les livrables pour chacun des acteurs impliqués sur le projet ;
• Les règles et les méthodes qui seront utilisées dans le cadre du projet.
b. Organisation du projet
La manière de structurer le projet est capitale. Les travaux à réaliser par le chef de projet pour organiser le projet sont les suivants :
• Décomposer le projet par grands domaines ;
• Identifier les chantiers ;
• Recenser les filières impactées par le projet. En général, à chaque domaine métier impacté correspond une filière ;
• Elaborer un planning pour chaque chantier et les consolider dans un planning général du projet ;
• Nommer les responsables de chantier et de filière métier ;
1.4.3. Phase de conception
Le succès de la phase de conception passe par la réalisation de deux étapes successives :
a. Diagnostic de la situation
Cette phase a pour objectif d’analyser la situation existante afin d’identifier les différents axes d’amélioration. Dans cette perspective il est important de bien comprendre le contexte et les enjeux pour lesquels la réorganisation est souhaitée par les dirigeants de l’entreprise. Le diagnostic doit permettre de recenser les forces et faiblesses de l’organisation existante et d’en apprécier les effets quant à la bonne marche de l’entreprise ou de l’entité concernée par le diagnostic. Cette étape est capitale et conditionne la qualité des propositions de scénarios en vue de l’amélioration de l’organisation existante.
b. Recherche de solutions
Le point d’entrée dans la recherche de solutions est le résultat du diagnostic. Une bonne connaissance de l’existant facilite la recherche de solutions. Les solutions retenues doivent donner par ailleurs une réponse aux dysfonctionnements constatés. La règle des 80/20 (ou la loi de Pareto) aide à porter l’attention sur l’importance relative de différents faits en mettant en évidence les enjeux majeurs. La recherche de solutions demande souvent une certaine ouverture d’esprit et un travail d’équipe. Pour chaque solution, il est notamment nécessaire d’identifier les impacts et conditions de mise en œuvre.
1.4.4. Phase de réalisation
Le succès de la phase de réalisation passe par le déroulement de trois étapes successives :
a. Préparation
Cette étape comprend la planification des tâches, la définition du programme et la mobilisation des ressources.
b. Exécution
Cette étape consiste à construire le produit fini qui répondra aux objectifs assignés dans le cahier des charges.
c. Validation
Cette étape permet de s’assurer de la conformité du produit du projet par rapport au cahier des charges. Il est nécessaire de prévoir dans la mesure du possible des séances de pré validation.
1.4.5. Phase d’exploitation
Le succès de la phase d’exploitation passe par la réalisation de trois étapes successives :
a. Suivi des performances et ajustements
Malgré les tests réalisés, le produit du projet, à l’usage, peut présenter quelques imperfections. Celles-ci ne signifient pas que le projet a été mal mené, c’est le temps et le nombre de produits en service ou le nombre d’utilisateurs qui seuls expliquent l’apparition de tel ou tel problème. On donne l’exemple du retrait d’un médicament à cause d’un effet secondaire indésirable sur quelques patients alors que des millions de personnes peuvent au même moment utiliser la molécule et y trouver du bénéfice. Ce qui est important, c’est de rapidement corriger le tir techniquement pour les bénéficiaires tout d’abord et aussi pour que l’image du produit/service et de l’entreprise ne soient pas atteints.
b. Bilan du projet
Dans un bilan de projet, il est utile de :
• Faire la liste des risques non prévus auxquels il a fallu faire face
• Inventorier les astuces qui ont permis : de gagner du temps ; de faire prendre les décisions ; de combiner des tâches afin de mieux rentabiliser les ressources ; de disposer des experts au bon moment…
c. Identification des évolutions souhaitables
Le produit est en exploitation et répond aux besoins et attentes de ses bénéficiaires. Cependant, ce produit est le résultat de besoins identifiés à une date donnée auxquels on a répondu d’une certaine façon avec la technologie, le design, les matériaux… de l’époque, Bien évidemment, les besoins et attentes des clients et des usagers, les innovations technologiques et la réglementation évoluent dans le temps et c’est maintenant qu’il faut les identifier et mettre en œuvre une réflexion sur :
• Les évolutions souhaitables du produit, en fonction de ses possibilités d’évolution bien entendu (c’est le cas avec les évolutions des recherches et la découverte d’une biomlolécule plus efficace qu’une autre) ;
• Un nouveau produit qui viendrait remplacer le produit en exploitation.
1.5. Respect des lois et réglementations applicables dans une entreprise
Les exigences réglementaires ont une incidence considérable sur la manière dont l’entreprise conduit ses affaires. L’entreprise a l’obligation de respecter l’ensemble des réglementations mises en place qui régissent ses activités. Elle doit s’attacher à se conformer strictement à la lettre comme à l’esprit de l’ensemble des lois, règles et réglementations applicables à ses activités. En outre, elle attend de ses collaborateurs qu’ils aient un comportement loyal avec tous les clients, fournisseurs et prestataires, autorités de régulation et concurrents.
1.5.1. Réglementations en matière environnementale
L’entreprise met en œuvre une politique environnementale afin de s’assurer qu’elle respecte l’ensemble des lois et réglementations applicables, tout en respectant les normes d’intendance environnementale les plus élevées. Tous les collaborateurs, dirigeants et membres du conseil prennent connaissance de la politique environnementale de l’entreprise et de l’ensemble des lois applicables en matière d’environnement relatives au domaine des affaires et activités de l’entreprise dans lequel ils travaillent et s’y conformer.
Il est donc primordial qu’une entreprise (surtout en biotechnologie) veille à :
- Maîtriser ses consommations énergétiques, ses émissions dans les milieux naturels (eau, air, sol), ses productions de déchets ultimes, son utilisation de ressources naturelles et ses impacts sur la biodiversité.
- Développer de nouveaux procédés, produits et services pour ses clients en cherchant à améliorer leur efficacité énergétique et à réduire leur empreinte environnementale.
1.5.2. Responsabilité sociétale de l’entreprise
Une entreprise doit accorder une grande importance à sa responsabilité sociétale. Dans ce cadre, l’entreprise exigent pour que tous ses collaborateurs, dirigeants et membres du conseil respectent sans faille les droits de l’homme et les droits internationaux du travail. Ces exigences de l’entreprise s’appliquent également à ses fournisseurs.
L’entreprise doit aussi s’engager à respecter les droits civils de chacun, notamment les droits absolus tels que le droit à la vie, le droit à la sécurité de sa personne, le droit à la propriété individuelle, ainsi que le droit d’être entendu équitablement lorsque l’on est accusé d’une infraction.
1.5.3. Comportement loyal / Relations avec les collaborateurs, clients, fournisseurs et prestataires, et les autorités de régulation
La protection de la bonne réputation de l’entreprise est cruciale. La manière dont les employés, les clients, les fournisseurs et les prestataires de services, ainsi que les autorités de contrôle sont traités, forme cette réputation. Par exemple, une concurrence déloyale peut prendre les formes suivantes :
• La désorganisation de l’entreprise, notamment par la divulgation de son savoir-faire.
• Le démarchage déloyal de la clientèle : par exemple, les annonces de fausse publicité et la prospection systématique des clients de l’entreprise concurrente.
• La confusion : le fait de créer, fût-ce par imprudence ou négligence, une confusion ou un risque de confusion avec l’entreprise d’un concurrent ou avec ses produits ou services constitue un acte de concurrence déloyale.
1.5.4. Informations confidentielles et secrets commerciaux
Pour une bonne conduite d’une entreprise ; certaines des informations reçues dans le cadre du travail doivent rester confidentielles. Ces informations sont protégées et ne doivent pas être divulguées, sauf si celle-ci est autorisée ou exigée par la loi. Les employeurs doivent s’engager à ne divulguer aucune information, plan, étude, conception, projet, réalisation ou logiciel étudiés dans l’entreprise, qu’ils auraient rencontrés dans l’accomplissement de leurs fonctions et qui seraient de nature à porter préjudice à l’entreprise. Cette obligation de confidentialité gardera tous ses effets pendant la durée du contrat de travail et se prolongera après la rupture de celui-ci pour quelque motif que ce soit.
2.5.5. Collecte d’informations relatives à d’autres entreprises
Il est tout à fait légitime de recueillir des informations sur d’autres entreprises, notamment celles qui sont des clients et celles avec lesquelles l’entreprise est en concurrence de diverses manières. Toutefois, l’obtention de secrets commerciaux ou d’autres informations exclusives par des moyens illégaux ou contraires à l’éthique, tel que le vol, l’espionnage ou la corruption est interdite. La source de toute information que l’entreprise recueille sur une autre entreprise doit toujours être identifiable.
2.5.6. Marques, droits d’auteur et autres droits de propriété intellectuelle
L’entreprise doit reconnaître et respecter les droits de propriété individuelle appartenant aux autres entreprises. L’utilisation du nom, des marques, des logos ou des documents imprimés d’une autre entreprise, doit être régulière et conforme au droit applicable.
a. Marques
Les logos de l’entreprise sont des marques appartenant à l’entreprise. L’utilisation des marques doit être régulière et toute contrefaçon commise par des concurrents doit être signalée aux autorités de la conformité.
b. Respect des droits d’auteur
Les livres, articles, logiciels informatiques et autres supports numériques ainsi que tous autres éléments de même nature peuvent être protégés par les lois sur le droit d’auteur. Toute copie non autorisée de ces éléments protégés par un droit d’auteur n’est pas possible. L’entreprise est titulaire de licences d’utilisation d’un grand nombre de ses logiciels et supports informatiques qu’elle a souscrites auprès des entreprises extérieures. Dans la plupart des cas, ces logiciels et supports informatiques sont protégés par un droit d’auteur.
2.5.7. Évaluation et maîtrise des risques
Pour l’ensemble de ses activités, l’entreprise met en place, en matière de sécurité, sûreté, santé, environnement, qualité et engagement sociétal, des évaluations périodiques des risques et des politiques et mesures adaptées de maîtrise des risques.(voir chapitre 5).
2.5.8. Évaluation et amélioration des systèmes de management
Les systèmes de management relatifs à la sécurité, à la santé, à l’environnement, à la qualité et à l’engagement en matière de responsabilité sociétale adaptés à chaque activité doivent être évalués périodiquement, en impliquant le personnel et les représentants du personnel, en mesurant les résultats obtenus, en définissant des objectifs de progrès, en mettant en œuvre des plans d’actions et en organisant le contrôle associé pour une amélioration continue de ces sujets. (voir chapitre 3).
2.5.9. Respect du guide de bonne conduite
L’entreprise doit faire tout ce qui est raisonnablement en son pouvoir pour empêcher toute conduite non conforme à son guide de bonne conduite et, dans le cas où une telle conduite surviendrait, elle doit y mettre fin dès que possible après en avoir pris connaissance.
1.6. Les principaux référentiels liés à la conduite de projet d’entreprise
· ISO 21500 (2012) : Lignes directrices sur le management de projet
· IEC 62198 (2013) : Gestion des risques liés à un projet
· ISO 21504 (2015) : Management de projets, programmes et portefeuilles
· ISO 10006 (2017) : Management de la qualité
· PMBOK (2017) : Guide du corpus des connaissances en management de projet
· ISO 10005 (2018) : Management de la qualité
· ISO 31000 (2018) : Management du risque
· Practice Standard for Work Breakdown Structures (2019) : norme de pratique d’organigrammes des travaux
· ISO 21500 (2021) Management des projets, programmes et portefeuilles : contexte et concepts
· ISO 9000 (2015) : Systèmes de management de la qualité : principes essentiels et vocabulaire (voir chapitre 4)
· ISO 9001 (2015) : Systèmes de management de la qualité : exigences
1.7. Bénéfices attendus d’une conduite exemplaire de projet d’entreprise
· Amélioration de la confiance des parties prenantes
· Amélioration de la performance des projets
· Amélioration de la réputation de l’entreprise
· Ajout de la valeur pour l’entreprise
· Obtention d’un avantage concurrentiel
· Augmentation de la vraisemblance d'atteindre les objectifs
· Augmentation des opportunités à saisir
· Création à chaque fois de quelque chose d’unique
· Réduction du risque d’échec des projets
· Diminution des pertes
· Établissement d’un cadre adéquat pour la mise en place de façon maîtrisée de toute activité
· Établissement d’une base fiable pour la prise de décisions
· Identification des lacunes
· Moins de travail à refaire
· Optimisation de l’utilisation des ressources
· Protection du patrimoine de l’entreprise
· Réaction efficace aux changements
· Réduction des coûts et des délais
· Réduction des surprises opérationnelles
· visibilité accrue des responsabilités de chaque membre du personnel.